Økonomisk planlegging er viktig for at en bedrift skal være bærekraftig og oppnå vekst. For å få til dette trenger du et pålitelig og kraftig planleggingsverktøy som hjelper deg å administrere ressursene dine og lage en plan for bedriftens fremtidige økonomi. Tillater din økonomiske planleggingsløsning deg å fokusere på det som er viktig for bedriften din? Hjelper den deg å strategisk nå bedriftens vekstpotensial? Reduserer den forsinkelser og feil i planleggingen din?
I denne artikkelen gir vi deg syv råd for hvordan du kan få maksimalt utbytte av økonomisk planlegging og sette søkelys på det verdiskapende arbeidet i din bedrift. Ta bedre beslutninger raskere med disse tiltakene:
1. Bruk en driverbasert modell for salgsbudsjettering og prognose
2. Planlegg arbeidsstyrken din
3. Planlegg investeringene dine
5. Planlegg og effektiviser prosseser og oppgaver
6. Automatiser/planlegg jobboppgaver
7. Sammenlign forskjellige scenarier
1. Bruk en driverbasert modell for salgsbudsjettering og prognose
Hos Profitbase foreslår vi at du bruker driverbaserte modeller fremfor å planlegge ut ifra en kontoplan. Ved å benytte driverbaserte modeller knytter du bedriftens ressurser og aktiviteter direkte til økonomiske prognoser. Eksempelvis vil man ved å benytte en driverbasert salgsmodell se hvordan endringer i volum og pris påvirker bunnlinjen, og ta høyde for usikkerhet i markedet og økonomiske endringer. Samtidig vil du oppleve økt eierskap til tallene på tvers av virksomheten når man lager planer ut ifra enkelt gjenkjennelige begreper fremfor å la prognoseprosessen være preget av regnskapsteknisk forståelse.
Det fine med å planlegge ved hjelp av en driverbasert modell er at man lar budsjett og prognose gjenspeile faktorer som direkte påvirker bedriftens lønnsomhet. Slik kan man operasjonalisere budsjett- og prognoseprosessen basert på hva som er viktig for bedriften fremfor å fokusere på en kontoplan.
Driverbaserte, dynamiske modeller gjør det mulig for bedrifter å se forventet ytelse i sanntid samtidig som man modellerer forretningsresultater og økonomiske scenarier. Slik reduserer man den usikkerhet og risiko som forbindes med statiske, raskt utdaterte budsjettmodeller.
Profitbase Planner tilbyr en strømlinjeformet fremgangsmåte som gjør det enkelt å planlegge og administrere budsjett- og prognoseprosessen. Denne tilnærmingen identifiserer organisasjonens viktigste verdidrivere, og bygger en simuleringsmodell basert på selskapets forretningslogikk. Slik vil du få oversikt over hvordan forskjellige variabler påvirker bedriftens resultat.
I salgsmodulen kan du sette opp forskjellige markedssegmenter og produkter og lage antagelser om hvordan salget vil utvikle seg over tid. Profitbase Planner salgsprognose-modul er utviklet for å være brukervennlig og gi god visuell oversikt, samtidig som den gir best mulig numerisk nøyaktighet.
Når man jobber direkte med eksempelvis salgstall som driver sparer man tid og sørger for større eierskap til tallene på tvers av organisasjonen.
Driver-basert planlegging for salg og budsjettering.
Eksempel 1
Energibransjen preges av langsiktig planleggingshorisont der man i planleggingen må ta hensyn til store infrastrukturer, demninger, kraftverk og ofte komplekse forretningsmodeller. Profitbase Planner-programvaren hjelper brukerne med å strukturere sin tilnærming til fremtiden.
Hvis du budsjetterer med mange forskjellige enheter – la oss si 15 forskjellige avdelinger, med et eget budsjett for hver avdeling – blir strukturen fort kompleks. Planleggingsprosessen vil trenge flere bidragsytere fra de forskjellige avdelingene for å gi pålitelige inputs fra mange forskjellige kilder. Med økende grad av kompleksitet og detaljnivå vil man risikere å ta fokuset vekk fra hva som driver virksomheten fremover mot nye høyder hvis man lar kontoplan og tekniske budsjettdetaljer være styrende for prosessen.
Ved å heller ta utgangspunkt i verdi- og kostnadsdrivere som salgspris, solgte enheter og antall ansatte vil man raskt dreie diskusjonen over i en retning som vil ha større betydning for det verdiskapende arbeidet i virksomheten.
Eksempel 2
Et annet eksempel på å bruke en driverbasert modell for planlegging er om du driver et hotell. I budsjett- og prognoseprosessen din er du gjerne mer opptatt av beleggsprosenten på hotellrommene enn hvordan den enkelte konto i regnskapet ser ut. For en sluttbruker vil det med Profitbase Planner Salgsprognosemodul være enkelt å budsjettere inntekten din ut ifra de inndata som er naturlig for din virksomhet.
For å oppsummere: Driverbaserte budsjett og prognoser gjør det mulig for bedrifter å jobbe på en effektiv måte som knytter resultatet av prosessen direkte til selskapets mål og verdidrivere.
2. Planlegg arbeidsstyrken din
Planlegg lønnskostnadene dine ut i fra antall årsverk (Full Time Equivalents) for å holde deg oppdatert på antall ansatte i din bedrift eller i et prosjekt. Antall årsverk er et praktisk nøkkeltall å ta utgangspunkt i, det er tett knyttet til daglig drift og det hjelper deg å estimere lønnskostnader på en enkel måte.
Med Profit Planners modul for bemanningsplanlegging, kan brukere:
- Importere data fra personalsystem
- Ha kontroll på nåværende og fremtidige årsverk i organisasjonen
- Legg til og fjerne ansatte og/eller ansattkategorier
- Enkelt beregne og endre lønn, tillegg og andre personalkostnader
- Se detaljene per konto, som tillegg, feriepenger og arbeidsgiveravgift
- Ha et oppdatert budsjett basert på antall nåværende og fremtidige ansatte
3. Planlegg investeringene dine
Planlegging er viktig når man binder kapital i langsiktige investeringsprosjekter. Når man har kapitalutgifter (CapEx) knyttet til fysiske eiendeler, byggeplasser og lignende ønsker man gjerne å enkelt kunne sammenstille prognostisert inntekt med de kostnadene du forventer over investeringens levetid. I en prognose- eller budsjettprosess vil du ved bruk av Profitbase planner CapEx planlegging få en oversikt over alle dine investeringer med tilhørende avskrivninger, kontantstrømmer og balanseeffekter.
Ved å innlemme investeringsbudsjettet i budsjett- og prognosearbeidet vil en bedrift kunne legge effektive og pålitelige planer der man tar hensyn til investeringsbehov for å møte fremtidige mål.
4. Planlegg lånene dine
Ved finansiering av fremtidige investeringer kreves det god planlegging. Det å ha oversikt over fremtidig lån og gjeld gir deg muligheten til å redusere finansieringskostnadene. I Profitbase Planner kan du håndtere en rekke lånetyper, der renter og avdrag beregnes automatisk slik at resultat og balanse til enhver tid er oppdatert.
Planlegg lånene dine effektivt med Profitbase Planner lånemodul.
5. Planlegg og effektiviser prosseser og oppgaver
Et strømlinjeformet prosess- og oppgavestyringssystem kan øke driftseffektiviteten, skape en raskere arbeidsflyt og redusere feilkilder. Profitbase Planner gir bedrifter en enkel måte å forbedre prosessene sine ved hjelp av et effektivt selvbetjeningssystem for å styre arbeidsprosessen og administrere både gjentagende oppgaver og ad hoc-oppgaver.
Med oppgavemodulen er det enkelt å fordele og følge opp oppgaver. Oppgaver kan tildeles roller og brukere med forfallsdato, prioritet og klassifisering. Både oppgavegiveren og mottakeren kan motta varsler når en oppgave er tildelt, forsinket eller avsluttet – dette forbedrer kommunikasjonsflyten og gjør det enklere å se fremdrift for hver oppgave og planleggingsprosessen i sin helhet.
Profitbase Planner hjelper bedrifter med å effektivisere prosesser og oppgaver.
Profitbase Planner Process and Schedule Manager er det perfekte verktøyet for gjentagende prosesser som eksempelvis månedlige prognoser, der en koordinerer inputs fra mange brukere og avdelinger. Verktøyet gir en jevnere og mer forutsigbar prosess for budsjettering og prognoser.
6. Automatiser/planlegg jobboppgaver
Det er mange gjentagende oppgaver i økonomistyring. En automatisert jobbplanlegger kan hjelpe deg å frigjøre tid gjennom å håndtere enkle oppgaver som å oppdatere historiske regnskapstall og hente produksjonstall fra forsystemer. Ved hjelp av Profitbase Planners operasjonsadministrasjon kan du automatisere og planlegge rutinejobber, og legge de til utenfor normal arbeidstid så bidragsyterne slipper å vente på systemoppdateringer. En automatisert løsning minimerer risikoen for menneskelig feil, og gjør at du slipper å lure på om tallgrunnlaget er oppdatert og relevant.
Et glimt av Operation Manager-modulen i Profitbase Planner.
7. Sammenlign forskjellige scenarier
Avslutningsvis kan bedrifter maksimere sin økonomiske planlegging ved å sammenligne forskjellige scenarier for fremtiden. Sterke og fleksible bedrifter søker å ha budsjetter og prognoser som samsvarer med strategi og målbilde.
Scenarioplanlegging gir deg muligheten til å analysere hvordan fremtiden vil se ut med ulike forutsetninger for blant annet salgstall, valutakursutvikling og antall årsverk. Eksempelvis kan en bedrift som er avhengig av utenlandske varer som input i produktene deres lage scenarier der de sammenligner ulike scenarioer for valutautvikling og hvordan dette vil påvirke sluttproduktet.
Vær økonomisk, strategisk og fokusert
Bedrifter som bruker raske og nøyaktige planleggingsløsninger for flere scenarier, blir bedre rustet til å forutsi fremtidig ytelse og minimere usikkerhet – de blir mer strategiske og fokuserte på fremtiden.
Les mer om vår fleksible løsning for budsjett og prognose.
P.S. Hvis du er usikker på om du har vokst ut av regnearkene, har vi laget en håndbok med praktiske tips for å kartlegge behov og stille de riktige kravene basert på råd fra det verdenskjente analysebyrået Gartner.
