Nye tider krever nye løsninger – slik planlegger og budsjetterer du for det som kommer

Med et forretningsmiljø som utvikler seg i et raskt tempo i takt med digitaliseringen, blir svakhetene med tradisjonell budsjettering stadig tydeligere. Her kan du lese hvordan rullerende prognoser – eller løpende planlegging – kan gjøre det enklere for bedriften din å holde tritt med utviklingen.

Stig Roar Sandvik er CEO hos Profitbase. Han forteller at de som tar kontakt med Profitbase, er bedrifter som har forstått verdien av å drive løpende planlegging.

– kundene våre har forstått noe helt grunnleggende om tiden vi lever i, nemlig at den er uoversiktlig og ofte byr på store utfordringer for dem som følger den gamle måten å tenke planlegging på.

Ifølge Stig Roar kan den såkalte «statiske modellen», hvor man gjerne møtes én til to ganger i året for å planlegge budsjettet og oppdatere prognosen, i verste fall skape mer hodebry enn forutsigbarhet.

– Vi ser jo det akkurat nå, at noen bedrifter er bedre rustet for å takle de store endringene som har skjedd bare de siste ukene under korona-situasjonen, sier han.

Løpende planlegging – hva handler det egentlig om?

Løpende planlegging betegnes ofte som «aktiv planlegging», eller «continuous planning» på engelsk. Uansett hva du velger å kalle det, er essensen den samme: I en virkelighet preget av hyppige endringer, må du i større grad ta høyde for ulike scenarioer, for eksempel i disse korona-tider. Hvordan slår det ut for oss at arbeidsgiveravgiften reduseres med fire prosent? Hvordan påvirkes vi av eventuelle permitteringer?

– Det er en vanskelig situasjon, som selvfølgelig også er vanskelig å beregne utfallet av, og det er dette vi bidrar til å forenkle. Beregningene må sammenstilles på en måte som tar høyde for alt som vil eller kan skje i ukene og månedene som kommer, sier Stig Roar. – Det er ikke tilfeldig at sjansen for en vellykket omstilling er fire ganger så høy i bedrifter som benytter seg av prosedyrer for løpende planlegging, legger han til.

Er Excel nok?

– Tilpasningsdyktighet er alfa og omega. Vi heier på alle som i disse dager kjenner på det presset som situasjonen medfører, og som må ta tøffe og kreative avgjørelser for å overleve.

Stig Roar sier at de skiftende omstendighetene den siste tiden gjør at bedrifter kanskje må stille seg selv nye spørsmål rundt drift og kostnader: Er det tilstrekkelig å gjøre alle beregningene våre i Excel? Gir budsjettene våre et godt nok bilde av den daglige, operasjonelle driften? Fanger vi opp endringene fort nok? Hvordan sikrer vi åpenhet om hvilke poster på budsjettet som betyr hva, og for hvem?

– Det blir mye armer og bein. Ofte ser man at én avdeling i bedriften legger planer som ikke nødvendigvis tar hensyn til andre avdelinger. Det kan for eksempel være budsjettavgjørelser som tas i produksjonsavdelingen – uten å ha tilstrekkelig innsikt i hva salgsavdelingen styrer med, sier han.

Sammen står vi sterkere

Når budsjettsamtalen er noe som skjer én gang i året, blir samtalen ofte veldig politisk. Den blir mer forhandlingspreget og kan være mer knyttet til personlige betingelser, som hvem som får den og den bonusen.

– Det ultimate målet bør være å gjøre planprosessen til noe som alle kan ha en viss oversikt over, og som alle kan komme med innspill til. At det ikke bare er noe én person har oversikt over, og at det ikke bare blir en samtale om tall. Hva med å ta denne samtalen én gang i måneden? Kanskje til og med annenhver uke? sier Stig Roar.

Han forteller videre at man med en hyppigere og tydeligere samtaler om de ulike postene på planen, oppnår en mer demokratisk arbeidsplass – nettopp fordi alle de ulike delene av virksomheten får en bedre forståelse for sin rolle, og sine bidrag. En slik holistisk eller helhetlig tilnærming bidrar i neste omgang til større forutsigbarhet for både ledelse og ansatte.

Kan du frigjøre tid til nye arbeidsoppgaver?

Når usikkerhetsmomentene er mange, er det lett å bli overveldet. Da kan det også bli vanskeligere å tenke klart om hvor veien skal gå videre.

Å la gode verktøy håndtere budsjettmessige usikkerheter kan frigjøre tid til å tenke på løsningene som kreves for tiden som kommer. Enten du driver en liten, mellomstor eller stor bedrift, så er det i den daglige donten at innovasjonsarbeidet oppstår.

– Det oppsummerer egentlig alt det vi jobber for å tilby kundene våre: rom til å tenke mindre på tallene, og mer på verdiene som skapes – og de som faktisk skaper dem, avslutter Stig Roar.