– Tenk hvor mye bedre hverdag mange kunne hatt! sier Jo-Inge Østrem. Vi har mye mer tid, mye bedre kontroll. Jeg tror ikke jeg overdriver når jeg sier det kommer til å spare oss for seks ukers arbeid – og det er bare der vi er nå!
– Ja, det har gitt oss et skikkelig løft, nikker økonomisjef Astrid Weltzin bekreftende.
Kraft Finans’ dynamiske økonomi-duo reflekterer over reisen de har vært gjennom siden de tok steget fra tungrodd ERP og regneark, til CFO-plattformens løsninger for rapportering, budsjett og prognose.
Etter implementeringen i november 2023 har de etter kun få måneder konkludert med at de fått en ny hverdag, og kuttet ukesvis med knotearbeid i regneark.
To personer og jakten på effektiv programvare
Kraft Finans er et investeringsforetak med en forvaltningskapital på 7,3 milliarder kroner. Selskapet driver med rådgivning, hvor det på vegne av kundene plasseres penger i fond, aksjefond eller rentefond. I tillegg forvalter de egne rentefond, driver med syndikering av eiendom på vegne av kunder, og henter inn kapital til eiendom som går i såkalt AIF-fond.
– Vi er bare to stykker som utgjør hele økonomiavdelingen, forteller Jo-Inge. – Vi gjør alt, egentlig. Astrid er økonomisjef, og rollen min er økonomi fra a til å, ler han hjertelig.
Å kun være to har gjort at Jo-Inge og Astrid har hatt fokus på å finne måter å jobbe mer effektivt. Noe av det første de tok fatt på da Jo-Inge kom inn døren var å få bytte ut regnskapssystemet i et forsøk på å effektivisere finansrapporteringen.
– På den tiden måtte vi kjøre ut rapporter fra ERP-systemet, og så ta de ut i regneark, forteller Jo-Inge.
– Ved å bytte regnskapssystem, trodde vi de tidene var over.
Men det skulle vise seg at akkurat rapporteringsmodulen i det nye ERP-systemet også var tungvint og tidkrevende.
– Rapportoppsettet spyttet ikke ut alle 34 rapportene. Vi måtte sitte å ta ut en og en rapport. Det var den dagen, ler Jo-Inge. Han påpeker videre at de også bare klarte å ta ut rapportene på en dimensjon.
– Det var ikke ideelt, fordi vi har mange dimensjoner, og vil drille oss ned så vi kommer på laveste nivå. Men det gikk ikke, og vi begynte å se oss om etter løsninger. Det var da vi oppdaget Profitbase.
Vekk fra papirkaos, store pulter og mengder med markeringstusj
– Jeg likte det jeg så veldig godt. Det hadde veldig mye bra med seg. Vi var primært på jakt etter et rapporteringsverktøy, men fattet fort interesse for budsjett- og prognoseverktøyet også. Litt med tanke på at vi har så mange overskuddssentre, og det å lage budsjett i regneark er en stor risiko, sier han, og utdyper med innlevelse:
– Det blir liksom… disse 34 resultatregnskapene her. Han ler og tegner opp med hendene.
– I regneark er det masse formler du må lage, og de skal være helt like for alle 34 arkene. Du skal holde tungen beint i munnen for å ikke gjøre oppdatering en plass og ikke en annen. Da er det typisk at du plasserer alle arkene utover. Du må ha stor, stor pult, for å si det sånn, sier han og drar hånden demonstrerende oppover pulten.
– Nå slipper vi å ta ut 34 rapporter. Det blir effektiv oppdatering og tilgjengelige rapporter hele tiden, sier han og tenker høyt videre:
– Det jeg likte veldig godt var at Profitbase hadde gått veien med å koble rapporteringsstrukturen med brukergrensesnittet Power BI, for da kan du bruke den finansielle rapporteringen som inngangsporten for den totale rapporteringen til businessen. Da har alle folkene en flate å forholde seg til. I stedet for et rapporteringsverktøy for finans og et annet for andre businessdata. Du vet, folk er ikke så glade i å ha mange verktøy å forholde seg til. Munnen brekker nok en gang opp i et stort smil. Ved å ha CFO plattform i bunnen ble datahåndteringen sømløst og gikk som smurt.