Håndbok for å vurdere budsjett- og prognoseverktøy

Sannsynligheten er stor for at PC-en du leser dette ­forretningsverden, og markedslederen Microsoft Excel har over 750 millioner brukere over hele verden.

Men større organisasjoner, med store tall i rask ­bevegelse, erfarer at regnearkene er mer til hinder
enn hjelp. Uendelige og uopphørlige strømmer av manuelle prosesser og repeterende oppgaver stjeler
mer tid. I tillegg svekkes tillit til tallene på grunn av høy kompleksitet og hyppige forekomster av feil.

Likevel holder mange fast ved regnearkene. Gjennom årene har vi vært vitne til flere eksempler til
skrekk og advarsel. Som da en formelfeil førte til at JP Morgan Chase tapte over 6 milliarder dollar.

Hendelser som dette har likevel ikke vært nok til å utfordre det ubestridte eneveldet til regnearkene
i økonomistyring.

Noen av grunnene til dette er:

1. Det er vanskelig å vite om organisasjonen har nådd et nivå hvor den er for stor for regneark.
2. Det er utfordrende å orientere seg i en digital jungel fullt av støy og moteord.

Denne håndboken vil hjelpe deg med å løse disse utfordringene ved å kartlegge organisasjonens behov. Kravspesifikasjonene av analysebyrået Gartner kan deretter anvendes for å sikre at bedriften tar det beste valget dersom tiden er moden for å ta steget videre fra regneark.

Ta testen

Denne testen vil hjelpe deg med å kartlegge hvor stort behov organisasjonen har med tanke på å ta steget videre fra regneark.

Tidsbruk:

Oppi en score fra 1 til 5 hvor 1 indikerer «Ikke tidkrevende i det hele tatt» og 5 indikerer «Svært tidkrevende»

Annen problematikk

Oppi en score fra 1 til 5.
1 indikerer «ikke problematisk i det hele tatt» og 5 indikerer «svært problematisk»

Score:

	Det virker som du klarer deg greit med regneark på nåværende tidspunkt.
	Du har hodet over vann, men opplever at regnearkene stjeler mye tid.
	Du vil spare mye tid og penger på å ta steget videre fra regneark til et bedre budsjett- og prognoseverktøy.

Gjennom vårt samarbeid med dem har ­Profitbase fått tilgang til deres råd for hvilke kriterier organisasjoner bør ta stilling til og vurdere for å ta et godt valg av budsjettog prognose­løsning.

Gartner anbefaler å se på forskjellige kriterier knyttet til fire aspekter ved en løsning:

• Kjernefunksjonalitet
• Systemfunksjonalitet
• Integreringsfunksjonalitet
• Rapportering

For hvert kriterie innenfor disse kategoriene settes en karakter som indikerer i hvilken grad løsningen tilbyr funksjonalitet som dekker dette behovet.

Karakterskalaen går fra 1 til 5, hvor hvert nivå betyr følgende:

1. Ingen funksjonalitet.
2. Noe funksjonalitet tilbys som del av løsningen, men vil kreve skreddersøm og spesialtilpasninger for å fungere optimalt.
3. Funksjonalitet er på plass, med enkle muligheter for å integrere tredjeparts ap-
   plikasjoner og funksjonaliteter for å oppfylle alle behov og bruksområder.
4. Alt av funksjonalitet er på plass men krever tilleggsprodukt som medfører ekstra kostnader.
5. Funksjonalitet er en del av standard-produktet.